タスク管理は計画的に!明日のタスクを前日に設定しておくべき7つの理由

      2014/11/14

仕事や作業に取り掛かる前には、必ず一日のタスクを事前に設定してから取り掛かるように管理しましょう。無計画に仕事を進めてしまっては、成果が出ないのはもちろんのこと、ゆくゆくはあなたの人生にも悪影響を及ぼしかねませんよ!

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photo credit: oscarandtara via photopin cc

皆さんは、今日すべきタスクを事前に設定してから仕事や作業に取り掛かっていますか?わたしも忙しさにかまけて、一日のタスクを明確に設定しないまま仕事に取り掛かってしまうことがあります……。でもそういった日に限って、一日の終りにその日のことを振り返ったとき、いい成果が出せていないことに気付くんですよね。

たとえば新社会人の方なんかは、まだ上司や先輩からの指示を消化するだけで手一杯な状況かもしれませんね。でも1ヶ月もすればそのうち、自分で考え、判断し、行動して目標を達成することが求められるようになります。

新社会人の方はいまのうちから。そうでない方も今からでも遅くありません。どれだけ忙しくても一日のタスクを前日に設定する習慣を付けておくように自分を管理することを、強くオススメします!

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タスク管理は計画的に!明日のタスクを前日に設定しておくべき7つの理由

スタートダッシュに遅れる

明日のタスクを前日に設定しておけば、明日の朝一番から迷いなくスムーズに仕事に取り掛かることができます。ですが、何も決めないままズルズルと一日をスタートさせてしまうと、「えっと、今日は何をすればよかったっけ…?」という迷いが生じ、仕事へのスタートダッシュに遅れてしまうことになります。

余計な誘惑に負ける

特にデスクワークの仕事をしていると、さまざまな誘惑にかられることがあります。TwitterやFacebookをはじめとするSNSや、ネットに溢れているニュースや気になる話題などなど。しかし、タスクを明確に設定しておけば、余計なことをしている時間など無いことが、事前にハッキリしてまいす。

その結果、このような誘惑には目もくれず、タスクを進めることに集中することができるでしょう。

優先順位がわからなくなる

同じ日に複数のタスクをこなすことも珍しくありません。そしてさらに突発的なタスク差し込みで入ってきた場合、あなたは即座に優先順位を判断することができますか?

明日のタスクを前日に設定する際に、それぞれのタスクに対しての優先順位も明確にしておけば、突発的なタスクが差し込まれても判断を誤ることはありません。ですが、無計画に仕事を進めていると、タスクが増えただけで一気にパニックに陥ることでしょう。

無駄に時間をかけ過ぎてしまう

明日のタスクを前日に設定する際に、各タスクに対する所要時間も想定しておきましょう。そうすればペース配分を考えながら仕事ができます。ですが、所要時間の想定がないと、「このタスクにはどれだけの時間がかかるのだろう?」「どれだけ時間をかけるのが妥当だろう?」という正確な判断ができず、結果的に、無駄な時間をかけ過ぎてしまうことになります。

思い通りに進まずにヘコむ

一日のタスクを設定せずして、タスク全体の進捗状況も把握することもできません。そのため、あとになって「思い通りに進捗していない」「思ったような成果が出ていない」といった残念な状況に気づき、気持ちがヘコんでしまってモチベーション低下に陥ります。

達成感が得られない

一日のタスクを設定しないことは、一日のゴールも設定しないということ。ゴールを迎えずに一日を終えてしまうと、まったくもって達成感が得られません。無駄な残業が増えてしまう元凶にもなるかも。

心に余裕がなくなる

達成感が得られないと焦りが生じ、心に余裕がなくなって不機嫌になります。そうすると不機嫌さが表情や言動に表れ、周りの人の気分まで害してしまいます。そんな人にはいい仲間や仕事、いい人生は巡ってきませんよね。

さいごに

如何でしょうか?思いつくままにざっと挙げてみましたが、かなりの悪影響がありますね。わたしのオススメとしては、

  • 前日の終業前に10分だけ時間を作って、明日のタスクを大枠でも設定しておく。
  • 当日朝にウォーキングをしながら思考を整理して、本日のタスクを設定する。

これが両方とも習慣化できるように自分を管理できれば、そりゃあもう最高ですね。難しい場合は、前者の10分だけ時間を作って明日のタスク設定をしておくだけでもいいでしょう。

あと、当日に優先したいタスクが突発的に差し込まれてくることもよくあります。なので、全く余裕のないカツカツなタスク設定はせず、多少の多少の余裕を持ったタスク設定をするとよいでしょう。余裕が無いのは精神的にも良くないですからね。

さいごにもう一度だけ言います。どれだけ忙しくても一日のタスクを前日に設定する習慣を付けておくように自分を管理するようにしましょう!

タスク管理関連のそのほかの記事もどうぞ

タスクが思い通りにはかどらないときは、タスクを処理する順番を考えてみましょう。
タスクがはかどらない時は処理する順番を入れ替えてみるといい

洗練されたタスク管理法が、マンガでわかりやすく紹介されています。
岡野純さん著書の幼児園児でもできた「タスク管理超入門」がわかりやす過ぎる!

 - 私的コラム

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